מתוהו ובוהו לסדר מופתי במקום העבודה

אספנו את כל הניירת מהקליניקה, המשרד והארכיון.

הפקדנו ניירת חשבונאית, ניירת עסקית, ניירת אישית, מידע רפואי ומאמרים ותיקי פציינטים.

כל הניירת החשבונאית מוינה לשנים ונושאים ונשמר רק מה שצריך לפי חוק (7 שנים מרגע שהוגש הדוח השנתי) כל השאר נגרס.

מיינו לנושאים:

אישי, מאמרים, בריאות, ביטוחים, ילדים, נוסטלגיית משפחה, חוזים, בנקים, תעודות, מכתבי תודה וכך הלאה. 

כשהכל היה ממויין עברנו על החומרים עם הלקוח.
באופן הזה המיון דרש מהלקוח עצמו 10 שעות עבודה מחולקות ליומיים (שעה לכל שנה ..לא נורא) הנותר, סודר בתיקיות ממוספרות, תוך תכנון קדימה והותיר מקום לגדילה.
הוכנה רשימה במחשב ולכל תיקיה הוכנה מדבקה.
הספרייה במשרד מופתה, כל מדף קיבל אות וגם הספרים סודרו לפי קטגוריות שהוגדרו יחד עם הלקוח.
כעת יש לו שליטה מלאה על כל נייר ומסמך. הוא יכול לפתוח את המקרא בכל מקום , ובהנחה שכל קלסר נשאר במקומו. בתוך שתיים-שלוש דקות ניתן להגיע לכל מסמך מכל שנה ומכל נושא.
הניירת החדשה, מוכנסת עם הגיעה לקופסא לטיפול מיידי וקופסאות לתיוק. פעם בשבוע מזכירה מטפלת בניירת ומכניסה אותה לכל תיקייה על פי המקרא שבמחשב.
לא משתמשים בפתקאות.
אך ורק במחברות ספירלה או באייפד.

עלות: כ-15 אלף ש"ח.
חיסכון: זמן כסף כפל פוליסות ביטוח שאורגנו יחד.
מקום.
נראות.
תועלות: ניצול זמן יעיל, שיטת עבודה שניתן לשמר ולהעביר הלאה לכל מזכירה ומנהלת משרד.
בהירות סדר ואסתטיקה.
אווירה.